Who Sets Up an ICHRA for a Small Business: Administrator, Broker or Specialist?

An ICHRA involves three different jobs: running reimbursements, enrolling employees in individual plans, and designing the arrangement. Here is who does which, and when one party is enough.

Un ICHRA implica tres trabajos distintos: administrar los reembolsos, inscribir a los empleados en planes individuales y diseñar el esquema. Aquí está quién hace cada uno y cuándo basta con una sola parte.

Who sets up an ICHRA for a small business?

A small business usually sets up an ICHRA with up to three parties: an administration platform that runs reimbursements, a licensed agent or broker who enrolls employees in individual plans, and a specialist who designs the arrangement. One company can cover two or three of these roles, but each role is a different job under 26 CFR 54.9802-4.

Una pequeña empresa suele configurar un ICHRA con hasta tres partes: una plataforma de administración que gestiona los reembolsos, un agente o corredor con licencia que inscribe a los empleados en planes individuales, y un especialista que diseña el esquema. Una misma empresa puede cubrir dos o tres de estos roles, pero cada rol es un trabajo distinto bajo el 26 CFR 54.9802-4.

The rule itself is federal. 26 CFR 54.9802-4 sets what the plan has to do: offer the allowance on the same terms to everyone in an employee class, let each participant opt out once per plan year, substantiate that participants hold individual coverage, and send a written notice at least 90 calendar days before the plan year begins. Nothing in the rule says who carries out those duties. That leaves the employer, as plan sponsor, to decide whether to do the work in house, buy a platform, bring in an agent, hire a specialist, or combine them. The three roles below are the common split in the market, not a legal classification.

La regla en sí es federal. El 26 CFR 54.9802-4 define lo que debe hacer el plan: ofrecer la asignación en los mismos términos a todos los de una clase de empleados, permitir que cada participante renuncie una vez por año del plan, comprobar que los participantes tienen cobertura individual y enviar un aviso escrito al menos 90 días calendario antes de que empiece el año del plan. La regla no dice quién ejecuta esas obligaciones. Eso deja al empleador, como patrocinador del plan, decidir si hace el trabajo internamente, contrata una plataforma, incorpora a un agente, contrata a un especialista o los combina. Los tres roles siguientes son la división habitual del mercado, no una clasificación legal.

What does an ICHRA administration platform do, and what does it not do?

An administration platform runs the plan after it is designed. It collects proof that each employee holds individual coverage, approves or denies reimbursement requests, tracks balances and generates plan documents and notices. Under 26 CFR 54.9802-4 the plan must substantiate coverage before the plan year and again before every reimbursement. A platform does not pick the allowance or enroll anyone.

Una plataforma de administración gestiona el plan una vez diseñado. Recopila la prueba de que cada empleado tiene cobertura individual, aprueba o rechaza las solicitudes de reembolso, lleva los saldos y genera los documentos y avisos del plan. Según el 26 CFR 54.9802-4, el plan debe comprobar la cobertura antes del año del plan y de nuevo antes de cada reembolso. Una plataforma no elige la asignación ni inscribe a nadie.

Platforms charge a recurring fee, usually per employee per month. As of 1 October 2026, PeopleKeep, Thatch and Take Command each publish pricing on their own sites. PeopleKeep lists ICHRA starting at $25 per employee per month plus a $50 base fee, and Take Command lists $25+ per employee per month for employers with 1 to 49 employees. Thatch shows an example of $45 per employee plus a $50 compliance fee. These are list prices, not quotes, and they are built differently, so the ICHRA administration cost calculator multiplies out whatever quote an employer actually receives.

Las plataformas cobran una tarifa recurrente, normalmente por empleado y por mes. Al 1 de octubre de 2026, PeopleKeep, Thatch y Take Command publican sus precios en sus propios sitios. PeopleKeep indica ICHRA desde $25 por empleado al mes más una tarifa base de $50, y Take Command indica $25+ por empleado al mes para empleadores de 1 a 49 empleados. Thatch muestra un ejemplo de $45 por empleado más una tarifa de cumplimiento de $50. Son precios de lista, no cotizaciones, y están construidos de forma distinta, por lo que la calculadora de costo de administración de ICHRA multiplica la cotización que el empleador reciba realmente.

Some platforms bundle part of the other two roles. Thatch's pricing page lists benefits advising and enrollment support in its Standard tier, and Take Command's lists customizable HRA design and employee shopping support. What is included varies by vendor and by tier, so the written quote is the document that settles it.

Algunas plataformas incluyen parte de los otros dos roles. La página de precios de Thatch menciona asesoría de beneficios y apoyo de inscripción en su nivel Standard, y la de Take Command menciona diseño personalizado de HRA y apoyo para que los empleados compren su plan. Lo incluido varía según el proveedor y el nivel, así que la cotización por escrito es el documento que lo aclara.

What does a licensed agent or broker do for an ICHRA?

A licensed agent or broker helps each employee choose and enroll in an individual health plan, so a company with 20 employees can end up with 20 different plans. Enrollment is an insurance transaction limited by state licensing. An agent does not run the reimbursement plan, write the plan document or set the allowance.

Un agente o corredor con licencia ayuda a cada empleado a elegir e inscribirse en un plan de salud individual, de modo que una empresa con 20 empleados puede terminar con 20 planes distintos. La inscripción es una transacción de seguros limitada por la licencia estatal. Un agente no administra el plan de reembolso, no redacta el documento del plan ni fija la asignación.

Because each employee shops in their own state and rating area, an employer with staff in several states may need agents licensed in each of them. Employees can also apply on their own at HealthCare.gov, and HealthCare.gov's page for small employers points employers who want help to a registered agent or broker or a trained assister, and suggests talking with a licensed tax professional or benefits specialist. An agent is the right person for questions about a specific plan, doctor network or carrier. The questions about how much to allow and for whom sit one step earlier, in the design.

Como cada empleado compra en su propio estado y zona de tarifas, un empleador con personal en varios estados puede necesitar agentes con licencia en cada uno. Los empleados también pueden solicitar por su cuenta en HealthCare.gov, y la página de HealthCare.gov para pequeños empleadores remite a quienes quieren ayuda a un agente o corredor registrado o a un asistente capacitado, y sugiere hablar con un profesional fiscal con licencia o un especialista en beneficios. Un agente es la persona indicada para preguntas sobre un plan, una red de médicos o una aseguradora concretos. Las preguntas sobre cuánto asignar y a quién están un paso antes, en el diseño.

What does an ICHRA specialist do?

An ICHRA specialist designs the arrangement before anyone is enrolled: which employee classes to use, what allowance each class gets, whether the offer is affordable against the 9.96% threshold for 2026, the 90-day employee notice, and which administration platform fits. The role is design and compliance around the platform, not claims processing or insurance sales.

Un especialista en ICHRA diseña el esquema antes de que se inscriba nadie: qué clases de empleados usar, qué asignación recibe cada clase, si la oferta es asequible frente al umbral de 9.96% para 2026, el aviso de 90 días a los empleados y qué plataforma de administración encaja. El rol es de diseño y cumplimiento alrededor de la plataforma, no de procesamiento de reclamaciones ni de venta de seguros.

Design choices carry real consequences. HealthCare.gov says the rules set the employee classes and an employer cannot invent its own. Within a class, the allowance can vary by age, at no more than a 3:1 ratio, and by number of dependents. Where an employer offers a group plan to some classes and an ICHRA to others, class size minimums apply, such as 10 employees for employers with fewer than 100. And an offer that passes the affordability test makes employees ineligible for the Marketplace premium tax credit, whether or not they use the allowance. The class design playbook goes deeper on the first two.

Las decisiones de diseño tienen consecuencias reales. HealthCare.gov indica que las reglas definen las clases de empleados y que un empleador no puede inventar las suyas. Dentro de una clase, la asignación puede variar por edad, con una proporción máxima de 3:1, y por número de dependientes. Cuando un empleador ofrece un plan grupal a algunas clases y un ICHRA a otras, se aplican mínimos de tamaño de clase, como 10 empleados para empleadores con menos de 100. Y una oferta que supera la prueba de asequibilidad deja a los empleados sin derecho al crédito fiscal de prima del Mercado, usen o no la asignación. La guía de diseño de clases profundiza en las dos primeras.

InsureICHRA is one specialist option. It designs and runs ICHRAs for employers nationwide, selects the administration platform, and works with licensed agent partners for employee enrollment. It is not an insurance agency, carrier or law firm. We are paid when an employer we advise puts an ICHRA in place and their people enroll through our licensed agent partners.

InsureICHRA es una opción de especialista. Diseña y gestiona ICHRA para empleadores en todo el país, selecciona la plataforma de administración y trabaja con agentes asociados con licencia para la inscripción de los empleados. No es una agencia de seguros, ni una aseguradora, ni un bufete. Se nos paga cuando un empleador al que asesoramos pone en marcha un ICHRA y su gente se inscribe a través de nuestros agentes asociados con licencia.

Which ICHRA platforms support small businesses under 50 employees?

As of 1 October 2026, four administrators say on their own sites that they serve small employers: PeopleKeep, Thatch, Take Command and Remodel Health. Thatch and Take Command each price a tier for 1 to 49 employees, and Remodel Health has a page for organizations with fewer than 50 employees. This is a list of vendors that exist, not a ranking.

Al 1 de octubre de 2026, cuatro administradores indican en sus propios sitios que atienden a pequeños empleadores: PeopleKeep, Thatch, Take Command y Remodel Health. Thatch y Take Command tienen cada uno un nivel de precios para 1 a 49 empleados, y Remodel Health tiene una página para organizaciones con menos de 50 empleados. Es una lista de proveedores que existen, no un ranking.

PeopleKeep's pricing page describes its ICHRA product as made for organizations of all sizes. Other administrators exist beyond these four, and the sources are the vendors' own pages: PeopleKeep, Thatch, Take Command and Remodel Health. For a side-by-side look at fees, reimbursement speed and reporting, the administrator scorecard compares four platforms. Its fee figures are approximations and the vendors' current pages differ from some of them, so a fresh written quote for the employer's own headcount is what decides.

La página de precios de PeopleKeep describe su producto de ICHRA como hecho para organizaciones de todos los tamaños. Existen otros administradores además de estos cuatro, y las fuentes son las páginas de los propios proveedores: PeopleKeep, Thatch, Take Command y Remodel Health. Para una comparación de tarifas, velocidad de reembolso e informes, el scorecard de administradores compara cuatro plataformas. Sus cifras de tarifas son aproximaciones y las páginas actuales de los proveedores difieren de algunas, así que lo que decide es una cotización escrita y reciente para el número de empleados del empleador.

When does a small business not need a specialist?

A small business with 1 employee class, 1 flat allowance, employees in a single state and a platform that includes plan documents and notices can often set up an ICHRA with a platform and an agent alone. The 90-day notice, the 9.96% affordability test and the annual opt-out right still apply, so someone has to own each step.

Una pequeña empresa con 1 clase de empleados, 1 asignación fija, empleados en un solo estado y una plataforma que incluya documentos del plan y avisos a menudo puede configurar un ICHRA solo con una plataforma y un agente. El aviso de 90 días, la prueba de asequibilidad de 9.96% y el derecho anual de renuncia siguen aplicando, así que alguien debe encargarse de cada paso.

A specialist earns the fee when the design has more moving parts: several classes such as full-time and part-time staff, employees in more than one state, a group plan kept for some people, a workforce where subsidy eligibility differs from person to person, or a renewal where the employer wants to model the switch before committing. A specialist is also optional when the employer's existing broker already designs ICHRAs and will say so in writing. And sometimes the honest answer is that an ICHRA is the wrong tool, which the guide on when an ICHRA is the wrong choice covers. The two-minute fit check gives a first read before any of the three roles are hired.

Un especialista justifica su honorario cuando el diseño tiene más piezas móviles: varias clases, como personal de tiempo completo y de medio tiempo, empleados en más de un estado, un plan grupal que se mantiene para algunas personas, una plantilla donde la elegibilidad a subsidios difiere de una persona a otra, o una renovación en la que el empleador quiere modelar el cambio antes de comprometerse. Un especialista también es opcional cuando el corredor actual del empleador ya diseña ICHRA y lo confirma por escrito. Y a veces la respuesta honesta es que un ICHRA no es la herramienta adecuada, tema que cubre la guía sobre cuándo un ICHRA es la opción equivocada. La evaluación de ajuste de dos minutos da una primera lectura antes de contratar cualquiera de los tres roles.

How can a small business choose between an administrator, an agent and a specialist?

Design comes first. Employers working back from the 90-day notice deadline usually settle classes and allowances, then pick a platform that supports them, then arrange agent help for enrollment. No single administrator is best for every employer, so a written quote, what the fee bills and what is included matter more than any ranking.

El diseño va primero. Los empleadores que trabajan hacia atrás desde la fecha límite del aviso de 90 días suelen definir primero clases y asignaciones, luego eligen una plataforma que las soporte y después organizan la ayuda de un agente para la inscripción. Ningún administrador es el mejor para todos los empleadores, así que una cotización por escrito, lo que se factura y lo que está incluido importan más que cualquier ranking.

Questions that separate quotes from each other:

Preguntas que diferencian unas cotizaciones de otras:

• Does the fee apply to every employee offered the plan, or only to those who enroll? Thatch's page says employers pay only for employees who enroll, and PeopleKeep's lists no charge for opted-out employees.
• ¿La tarifa se aplica a todos los empleados a quienes se ofrece el plan o solo a los que se inscriben? La página de Thatch indica que el empleador paga solo por los empleados que se inscriben, y la de PeopleKeep indica que no se cobra por empleados que renuncian.
• Is there a flat monthly, annual or setup fee on top of the per-employee rate?
• ¿Hay una tarifa fija mensual, anual o de configuración además de la tarifa por empleado?
• Are plan documents, the employee notice and ACA reporting included, or extra?
• ¿Están incluidos los documentos del plan, el aviso a los empleados y los informes de la ACA, o son un costo aparte?
• Who handles employee enrollment, and are those agents licensed in every state where staff live?
• ¿Quién se encarga de la inscripción de los empleados, y tienen licencia esos agentes en todos los estados donde viven los empleados?

An employer that began with a general insurance marketplace or broker site and is now looking for something more is usually missing the other two roles. Enrollment help alone does not run reimbursements or design the classes and allowances. The administration cost calculator turns each quote into annual cost, cost per employee and share of total spend, so the quotes can be compared on the same basis.

Un empleador que empezó con un mercado de seguros general o un sitio de corredores y ahora busca algo más suele carecer de los otros dos roles. La ayuda con la inscripción por sí sola no administra los reembolsos ni diseña las clases y asignaciones. La calculadora de costo de administración convierte cada cotización en costo anual, costo por empleado y proporción del gasto total, para que las cotizaciones se comparen en la misma base.

What to explore this week

• Counting employees by state, and by full-time and part-time status, to see how many classes the design needs
• Contar empleados por estado y por tiempo completo o parcial, para ver cuántas clases necesita el diseño
• Requesting written quotes from two or three platforms and entering each into the administration cost calculator
• Solicitar cotizaciones por escrito a dos o tres plataformas e ingresar cada una en la calculadora de costo de administración
• Checking the date 90 calendar days before the plan year starts, since the employee notice is due by then
• Revisar la fecha 90 días calendario antes del inicio del año del plan, ya que el aviso a los empleados vence entonces

Frequently asked questions

Which ICHRA administrator is best? No single administrator is best for every employer. Fees are structured differently, what is included varies, and a platform that suits a 12-person single-state employer may not suit a 45-person multi-state one. A written quote and a clear list of inclusions decide more than a ranking.

¿Cuál es el mejor administrador de ICHRA? Ningún administrador es el mejor para todos los empleadores. Las tarifas se estructuran de forma distinta, lo incluido varía, y una plataforma que le sirve a un empleador de 12 personas en un solo estado puede no servirle a uno de 45 en varios estados. Una cotización por escrito y una lista clara de lo incluido deciden más que un ranking.

Can a small business set up an ICHRA without a broker? Yes. Employees can apply for individual coverage on their own, for example at HealthCare.gov, and the reimbursement side runs through a platform. A licensed agent adds help choosing plans, but the rule does not require an agent.

¿Puede una pequeña empresa configurar un ICHRA sin corredor? Sí. Los empleados pueden solicitar cobertura individual por su cuenta, por ejemplo en HealthCare.gov, y el lado de los reembolsos funciona a través de una plataforma. Un agente con licencia aporta ayuda para elegir planes, pero la regla no exige un agente.